Hosted Exchange

Wat mist u het meest, als u niet op kantoor bent? Uw e-mail? Adressen? Documenten? Hebt u een laptop, een PDA, Ipad of een slimme telefoon, dan zorgt Hosted Exchange ervoor dat u steeds de meest actuele e-mail, agenda’s, adressen en documenten bij u hebt. Altijd en overal.

Wat heeft Hosted Exchange te bieden?
Wellicht hebt u al eens van ‘Exchange’ gehoord. In een groot tot middelgroot bedrijfsnetwerk regelt Exchange Server onder meer alle e-mail verkeer. Speciaal voor het MKB is er nu Hosted Exchange. Hosted Exchange is een webservice die er op een hele simpele manier voor zorgt dat ook medewerkers van kleine en middelgrote bedrijven efficiënter met hun e-mail, agenda’s, adressenlijsten en documenten kunnen werken, ongeacht waar zij zich bevinden.

Hosted Exchange vraagt geen hardware- of software-uitbreidingen van uw netwerk. Het enige wat een gebruiker voor Hosted Exchange nodig heeft, is een apparaat met een internetverbinding. E-mail binnenhalen op een PDA, agenda’s raadplegen in een internetcafé, mail versturen vanaf een SmartPhone, met Hosted Exchange kan het allemaal: E-mail, agenda en contactpersonen zijn overal en altijd beschikbaar. Gebruikers kunnen bij elkaar in de agenda’s kijken, agenda’s naast elkaar leggen en met één klik een vergadering plannen. Outlook-bestanden met waardevolle gegevens staan niet meer op pc’s of notebooks, maar worden centraal opgeslagen op een beveiligde server.

Hosted Exchange voor onderweg.
Mobiele werkers hebben vaak al een laptop, een Pocket PC of een ander draagbaar apparaat. Maar zelfs met zo’n portable is het niet eenvoudig up-to-date te blijven. Meestal is daarvan pas weer sprake na terugkeer op kantoor: eenmaal op de werkplek kan het mobiele apparaat weer synchroniseren met de actuele gegevens van Outlook en de documenten op het netwerk of pc. Het zou veel mooier zijn, als de medewerkers op elk moment van de dag over de meest recente informatie kan beschikken, zoals de laatste e-mail. Nu zijn er al eenvoudige e-mail services, zoals POP3, waarmee u onderweg kunt e-mailen. Hosted Exchange gaat echter veel verder. Niet alleen de e-mails van uw medewerkers, ook al hun agenda’s, gedeelde documenten en alles wat er verder in Outlook staat, worden opgeslagen op een centrale Hosted Exchange-server. Deze server staat niet bij u op kantoor, maar in een zeer goed beveiligd Data Center. Het maakt niet uit waar u zich bevindt: thuis achter uw pc, met uw PDA bij een klant, op een vliegveld met een laptop met draadloze internetverbinding, of met een SmartPhone in de buurt van een wireless hotspot, op het apparaat dat u bij u hebt toont Outlook u altijd de meest actuele gegevens. En wat misschien nog wel belangrijker is: de e-mails en andere gegevens blijven op het apparaat beschikbaar, ook nadat de internetverbinding verbroken is.

Agenda gaat mee.
Weg van kantoor betekent ook weg van uw e-mail, uw agenda, namen en adressen van contactpersonen, documenten enzovoort. Het is geen prettig gevoel om niet meer verbonden te zijn met de informatie die u nodig hebt, vooral als u een drukbezette agenda hebt. U bent waarschijnlijk al gewend om in Outlook uw agenda bij te houden. Hosted Exchange voert de mogelijkheden van deze agenda op naar een veel hoger niveau: u kunt uw agenda delen met uw collega’s, terwijl u ook afspraken in hun agenda’s kunt noteren. Als bijvoorbeeld tijdens het bezoek bij een klant blijkt, dat er een afspraak moet worden gepland, waarbij ook de aanwezigheid van uw collega’s gewenst is, dan kunt u die afspraak ter plekke maken. U hoeft niemand te bellen, want u ziet in een oogopslag wanneer iedereen beschikbaar is. Met één klik noteert u de afspraak bij uw collega’s in hun agenda. Wat u ervoor nodig hebt is een apparaat met internetverbinding: dat kan uw eigen laptop of PDA zijn met een wireless verbinding, uw mobiele SmartPhone of zelfs de pc van uw klant. Andersom ziet u meteen, wanneer een collega of secretaresse in uw agenda een afspraak heeft gepland. Ieders agenda is altijd actueel en hoeft nooit meer op kantoor te worden bijgewerkt.

Meer doen in minder tijd
Hosted Exchange heeft veel te bieden, het biedt uw medewerkers gedeelde agenda’s, overal en altijd toegang tot hun documenten,  actuele e-mail enzovoort. En dat allemaal, zonder dat hier extra hardware, speciale kennis of inspanning van de IT-afdeling voor nodig is. Uw IT-mensen kunnen zich bezighouden met andere, meer strategische zaken rondom uw IT-beleid, want Hosted Exchange is een service die al helemaal in de bestaande Windows- en Office-omgeving verweven is. Ook hoeven uw medewerkers geen aanvullende opleiding te volgen, daar alle mogelijkheden van Hosted Exchange bereikbaar zijn met programma’s die zij al kennen. U zult merken dat iedereen binnen uw organisatie veel meer met zijn of haar tijd kan doen, simpelweg door intensiever gebruik te maken van de mogelijkheden die Microsoft Outlook standaard al in zich heeft.

Uw gegevens altijd in de kluis
De gegevens die in Outlook liggen opgeslagen, behoren tot de meest waardevolle van uw bedrijf. Diefstal van een notebook, een defecte vaste schijf in een werkstation of besmetting door een virus zijn dan ook desastreus. Niet alleen voor de werknemer van wie de pc is, maar ook voor uw bedrijf. Met Hosted Exchange hoeft u daar niet meer bang voor te zijn. Waardevolle e-mails en de daaraan gerelateerde documenten kunnen nooit meer verloren raken. Immers, deze gegevens staan niet meer op een notebook, die gestolen kan worden, of een pc die defect kan raken, maar op een server in een zwaar beveiligde omgeving. Bovendien is deze server afgeschermd tegen alle bedreigingen van het internet, zoals virussen en Trojaanse paarden, en niet-geautoriseerde indringers. Uw gegevens liggen dus constant opgeborgen in een ‘kluis’, die voor ú altijd openstaat. Stel bijvoorbeeld, dat uw koffer met laptop onder een bus terechtkomt. Niets aan de hand, want op een willekeurige andere pc kunt u gewoon bij uw gegevens. In plaats van Outlook start u op die pc Outlook Web Access, u logt in en even later ziet u uw vertrouwde Outlook-scherm.

Volgende stap
Met de introductie van Hosted Exchange in uw organisatie blijven alle huidige e-mailadressen intact. Ook de agenda’s van uw medewerkers en de namen en adressen van hun contactpersonen worden in Hosted Exchange overgenomen. En net als voorheen zijn al die gegevens gewoon benaderbaar vanuit Microsoft Outlook, alleen staan de gegevens nu niet meer op het werkstation, maar op een centrale, zwaar beveiligde server. Met Hosted Exchange weet u iedere maand wat uw kosten zullen zijn, er zijn geen verrassingen meer. Wees niet meer afhankelijk van die ene systeembeheerder in uw bedrijf, maar maak gebruik van de professionele services van TwiceSolutions.